Monitoring

1.     Pengertian Monitoring (Pengawasan)

Monitoring adalah pengawasan yang berarti proses pengamatan, pemeriksaan, pengendalian dan pengoreksian dari seluruh kegiatan organisasi.

Pengertian monitoring (pengawasan) menurut para ahli:

•    George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
•    Tabrani Rusyani (1997) menyatakan pengawasan adalah pengendalian yang dilakukan dengan melaksanakan pemeriksaan, penilaian kemampuan, meningkatkan dan menyempurnakan, baik manajemen maupun bidang operasionalnya.
•    Cassely dan Kumar (1987) Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari.
•     Calyton dan Petry (1983) Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek.
•      Oxfam (1995) Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis.
•      (WHO) Monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.
•      Webster’s New Collegiate Dictionary (1981) Monitoring menurut adalah: “a device for observing or giving admonition or warning”. yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mengecek penampilan dari aktivitas yang sedang dikerjakan.
•       Webstern’s New World Dictionary, maka pengertian “monitoring adalah something that reminds or warns’ or any of various devices for checking or regular the performance”. Monitoring adalah bagian dari kegiatan pengawasan, dalam pengawasan ada aktivitas memantau (monitoring). Pemantauan umumnya dilakukan untuk tujuan tertentu, untuk memeriksa apakah program yang telah berjalan itu sesuai dengan sasaran atau sesuai dengan tujuan dari program. 

2.    Tujuan Monitoring

• Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
• Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
• Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan kegiatan.
• Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
• Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

3.   Jenis Monitoring (Pengawasan)

a.    Pengawasan Ekstern dan Intern

1)   Pengawasan Ekstern (external control)

Pengawasan ektern atau pengawasan dari luar, yakni pengawasan yang menjadi subyek pengawas adalah pihak luar dari organisasi obyek yang diawasi.

2)   Pengawasan Intern

Pengawasan intern merupakan pengawasan yang dilakukan dari dalam organisasi yang bersangkutan.

b.   Pengawasan Preventif, Represif dan Umum

1)   Pengawasan Preventif

Pengawasan Preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan, yakni pengawasan yang dilakukan terhadap sesuatu yang bersifat rencana.

2)   Pengawasan Represif

Pengawasan Represif merupakan pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan.

3)   Pengawasan Umum

Pengawasan umum adalah pengawasan terhadap seluruh aspek pelaksanaan tugas pokok organisasi.

c.    Pengawasan Langsung dan Pengawasan Tidak Langsung

1)   Pengawasan Langsung

Pengawasan Langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mendatangi dan melakukan pemeriksaan di tempat (on the spot) terhadap obyek yang diawasi.

2)   Pengawasan tidak langsung

Pengawasan Tidak Langsung merupakan pengawasan yang dilakukan tanpa mendatangi tempat pelaksanaan pekerjaan atau obyek yang diawasi atau pengawasan yang dilakukan dari jarak jauh yaitu dari belakang meja.

d.   Pengawasan Formal dan Informal

1)   Pengawasan Formal

Pengawasan Formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh instansi/pejabat yang berwenang (resmi) baik yang berifat intern dan ekstern.

2)   Pengawasan Informal

Pengawasan Informal yakni pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat atau social control, misalnya surat pengaduan masyarakat melalui media massa atau melalui badan perwakilan rakyat.

4.  Tipe Monitoring

Monitoring Rutin :

•      Kegiatan mengkompilasi informasi secara reguler berdasarkan sejumlah indikator kunci.  Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi penerapan program dengan atau tanpa perencanaan

Monitoring jangka Pendek :

•      Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan bagi aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses-proses baru diterapkan, manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan apakah sesuai dengan keluaran yang diinginkan.

5.   Langkah-Langkah Dalam Monitoring

      1.      Perencanaan

•         Merancang sistem monitoring yang spesifik: apa yang akan dimonitor, mengapa dan untuk siapa (user).

•         Menentukan scope monitoring: luasnya area (RS, puskesmas non TT)? apakah bersifat klinis atau service? Siapa yang terlibat? Berapa lama monitoring akan dilakukan?

•         Memilih dan menentukan indikator menentukan batasan sasaran kelompok misalnya kelompok anak dibawah 2th, 5th atau antara 12-60 bln ?

•         Menentukan sumber-sumber informasi, memilih metoda pengumpulan data, seperti metoda observasi, interview petugas, rapid survey untuk cakupan atau pengobatan di rumah  (home treatment).

      2.      Implementasi

•         memilih menentukan proses supervisi dan prosessingnya (kemana akan dikirim)

•         Tabulasi data dan analisa data : membandingkan temuan atau pencapaian aktual dengan perencanaan

•         Temuan dalam monitoring: apakah ada penyimpangan, bila ada perlu diidentifikasi masalah penyebabnya.

•         Menggali penyebab dan mengambil tindakan perbaikan: menggali penyebab terjadinya masalah. Rencana monitoring perlu disusun jangka pendek untuk menjamin bahwa tindakan/prosedure dilaksanakan sesuai standar (rencana) serta memberi efek sesuai dengan harapan

      3.      Menentukan kelanjutan monitoring

•         Kegiatan monitoring dirancang untuk memperoleh hasil kinerja sekarang atau jangka pendek bagi manajer atau user lainnya. Ketika program atau kegiatan rutin telah memberikan perubahan signifikan, maka kelangsungan program kinerja memerlukan perhatian. Review secara periodik tetap diperlukan. Sistem informasi manajemen akan membantu manajer untuk mempertimbangkan kapan indikator dan frekuensi monitoring dikurangi dan pada bagian mana perlu direncanakan lagi dan dilanjutkan.

Sumber:

·         http://dedetzelth.blogspot.com/2013/03/jenis-jenis-pengawasan.html

·         http://veyranazyha1207.blogspot.com/2013/03/monitoring-pengertian-dan-tujuan.html

·         http://www.slideshare.net/vedro/kelompok-11-6861936?from_search=4