Manajemen Perubahan

A.      Pengertian Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut.

B.      Tahapan Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

C.  Cara Mengelola Perubahan

Cara mengelola perubahan antara lain dapat dilakukan dengan :

1.    Memahami mekanisme dasar dari perubahan

Mekanisme dasar untuk mengelola perubahan adalah :

·      Pencairan

·      Proses ini harus memperhitungkan ancaman yang melekat yang dihadirkan perubahan kepada orang-orang dan kebutuhan untuk memotivasi mereka yang dipengaruhi oleh perubahan tersebut untuk mencapai keadaan dengan menerima perubahan.

·      Perubahan

·      Mengembangkan tanggapan-tanggapan baru berdasarkan informasi baru

·      Pembekukan ulang

·      Menstabilkan perubahan dengan memperkenalkan tanggapan baru dalam kepribadian mereka yang terlibat.

2.    Mengembangkan program perubahan

Sebuah program perubahan harus memasukkan proses berikut ini sebagaimana disarankan oleh Richard Beckhard dalam Organizational Development :

·      Menetapkan sasaran dan mendefinisikan keadaan atau kondisi organisasi di masa mendatang yang diinginkan setelah perubahan tersebut

·      Mendiagnosis kondisi saat ini dalam kaitannya dengan sasaran ini

·      Mendefinisikan kegiatan dan komitmen masa transisi yang diperlukan untuk memenuhi situasi masa mendatang tersebut

·      Mengembangkan strategi dan rencana tindakan untuk mengelola transisi ini dengan mempertimbangkan analisis faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perkenalan perubahan tersebut

3.    Menganalisis kekuatan-kekuatan yang mempengaruhi perubahan

Dalam analisis ini melibatkan :

·      Menganalisis kekuatan-kekuatan penghambat dan pendorong yang akan mempengaruhi transisi ke keadaan masa mendatang

·      Menilai kekuatan pendorong atau penghambat mana yang kritis

·      Mengambil langkah-langkah baik untuk meningkatkan kekuatan pendorong yang kritis maupun meurunkan kekuatan penghambat yang kritis

4.    Mengambil langkah-langkah untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan

Cara Mengatasi penolakan terhadap perubahan

Orang akan menerima perubahan dalam 3 cara, yaitu :

·      Kepatuhan:  Individu tersebut menerima perubahan karena dia harus. Dia belum tentu merasa yakin dengan apa yang harus dilakukannya.

·      Identifikasi:  Individu tersebut mendefinisikan keyakinan dan tindakannya dalam bentuk apa yang dilakukan orang lain. Identifikasi serupa dengan kepatuhan dalam hal bahwa individu tersebut tidak menyetujui perubahan itu memuaskan.

·      Kepuasan intrinsik:  Individu tersebut menerima perubahan karena situsai baru secara intrinsik memuaskan atau karena perubahan itu sesuai dengan sekelompok nilainya.

Penolakan terhadap perubahan akan berkurang jika :

·      Perubahan tersebut memiliki dukungan sepenuh hati dari manajemen

·      Perubahan tersebut sesuai dengan nilai-nilai yang sudah mapan

·      Perubahan tersebut dipandang mengurangi, dan bukan menambah beban saat ini

·      Perubahan tersebut menawarkan sejenis pengalaman yang menarik bagi para peserta

·      Para peserta telah mendiagnosis masalah

·      Perubahan tersebut sudah disetujui oleh keputusan-keputusan kelompok

·      Peran peserta merasa bahwa otonomi dan keamanan mereka tidak terancam

5.    Memperoleh komitmen terhadap perubahan

Komitmen terhadap perubahan akan lebih besar jika mereka yang dipengaruhi oleh perubahan tersebut diizinkan untuk ikut serta sebanyak mungkin dalam perencanaan dan pelaksanaannya. Sasarannya adalah membuat mereka memiliki perubahan tersebut sebagai sesuatu yang mereka inginkan dan senang untuk hidup dengannya. Untuk memperoleh komitmen terhadap perubahan merupakan bagian penting dari sebuah program manajemen perubahan. Tanggung jawab terhadap pengelolaan perubahan harus mempertimbangkan perasaan dan emosi orang-orang yang terlibat di dalamnya. Jika hal ini diabaikan atau tim manajemen perubahan tidak sensitif terhadap hal ini, perubahan tidak akan dapat terjadi sesuai rencana yang telah dibuat. Perubahan dapat menjadi sangat resisten dan defensif. Seseorang yang memimpin perubahan mungkin harus merubah kinerja perubahan tersebut dengan maksud untuk memberikan dukungan yang lebih efektif.

Dalam proses perubahan, seorang pemimpin harus berupaya untuk melatih perubahan terlebih dahulu pada dirinya sendiri. Sehingga terjadi suatu integritas pada dirinya. Dan perubahan ini akan mempengaruhi terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang dipimpinnya.

6.    Meningkatkan laju perubahan

Tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mempercepat laju perubahan adalah:

·      Sepakati tujuan-tujuan organisasi atau perusahaan

·      Tetapkan kriteria keberhasilan dan definisikan metode untuk mengkur kinerja dan kemajuan ke arah pencapaian tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang

·      Pastikan kerjasama dan kemitraan yang penuh dari semua sumber daya

·      Bangkitkan sikap yang menyebar diantara semua karyawan yang mendorong komitmen terhadap inovasi dan perubahan dengan : mengadakan briefing, mengadakan lokakarya, memperkenalkan program-program pelatihan

D. Pentingnya Manajemen Perubahan

Perubahan merupakan suatu fenomena yang pernah terjadi di dalam kehidupan organisasi, meskipun banyak yang berpendapat bahwa kecepatan dan besaran perubahan telah meningkat secara signifikan beberapa tahun belakangan ini.

Penelitian yang dilakukan The Institute of Management tahun 1991 menunjukkan bahwa 90% organisasi menjadi lebih ramping dan datar. Pada tahun 1992 dilaporkan bahwa 80% manajer merespons dan merestruktur perusahaannya dalam 5 tahun terakhir. Oleh karena itu, kita melihat bahwa dalam waktu yang relative pendek kebanyakan organisasi dan pekerjanya telah mengalami perubahan secara substansial tentang apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya (Burnes,2000:250).

Sayangnya, bagaimana cara perubahan dikelola, dan kecocokan pendekatan yang dipakai, mempunyai banyak implikasi pada cara orang mengalami perubahan dan persepsinya terhadap hasilnya. Banyak manajer melaporkan tentang tingkat ketidakpuasan terhadap hasil perubahan.

Perubahan dapat muncul dalam berbagai wujud, ukuran dan bentuk, sehingga sulit mendapatkan gambaran yang akurat tentang tingkat kesulitan yang dialami organisasi dalam mengelola perubahan dengan berhasil. Akan tetapi terdapat 3 tipe perubahan organisasional penting yang perlu mendapat perhatian yaitu :

·  Introduksi teknologi baru di tahun 1980 an

·  Adopsi total quality management dalam 15 tahun terakhir

·  Aplikasi business process re- engineering sejak tahun 1990 an

Ketiga tipe perubahan tersebut pada masanya masing-masing dinyatakan sebagai pendekatan revolusioner untuk memperbaiki kinerja dan kemampuan bersaing.

Penelitian menunjukkan bahwa tingkat kegagalan dari penggunaan teknologi baru berkisar antara 40% sampai 70%. Sementara itu, total quality management merupakan usaha dalam keseluruhan organisasi untuk memperbaiki kualitas melalui perubahan struktur, prkatek, system, dan sikap. Aplikasi total quality management yang merupakan sentral keberhasilan perusahaan jepang pada perusahaan barat tidak menunjukkan keberlanjutan dan 90% dikatakan gagal. Businnes Process Re-engineering (BPR) mencerminkan inisiatif, besar dan kecil, radikal dan konservatif dengan tema perbaikan kinerja organisasi melalui efisiensi dan evektivitas proses bisnis.Penelitian menunjukkan bahwa hasilnya lebih rendah dari yang diharapkan, antara 60-70% dinyatakan gagal.

   Oleh karena itu, meskipun ketiga tipe inisiatif perubahan tersebut dilengkapi dengan informasi, dan bantuan, tetapi tidak ada jaminan akan sukses.Dengan demikian, manajer terus secara konsisten mengidentifikasi kesulitan mengelola perubahan sebagai salah satu hambatan meningkatkan daya saing organisasi.

E.    Pendekatan Manajemen Perubahan

Terdapat dua pendekatan utama untuk manajemen perubahan, yang dinamakan planned change (perubahan terencana) dan emergent change (perubahan darurat).Pendekatan yang dipergunakan tergantung pada kondisi lingkungan yang dihadapi. 1. Planned Change (Perubahan Terncana)

   Bullock dan Batten (Burnes, 2000:272) mengemukakn bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan, yaitu sebagai berikut.

·      Exploration Phase (fase eksplorasi)

·      Planning Phase (fase perencanaan)

·      Action Phase (Fase Tindakan)

·      Integration Phase

2.    Emergent Approach (Pendekatan Darurat)

   Emergent Approach memerikan arahan dengan melakukan penekanan pada lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan, yaitu sebagai berikut:

·      Organizational structure (struktur organisasi)

Organizational structure adalah perubahan struktur menuju pada suatu organisasi dengan lebih banyak delegasi, yang berarti hierarki datar, pada posisi yang sangat umggul untuk bergerak daripada yang mempunyai resitensi terhadap perubahan besar.

·      Organizational culture (budaya organisasi)

Organizational culture adalah suatu upaya untuk memengaruhi perubahan dalam suatu organisasi sekedar dengan berusaha mengubah budayanya mengasumsikan bahwa terdapat hubungan linear yang tidak beralasan antara budaya organisasi dengan kinerja.

·      Organizational learning (organisasi pembelajaran)

Pembelajaran memainkan peran kunci dalam menyiapkan orang dalam melakukan perubahan, atau membiarkan mereka menghalangi perubahan, perubahan dapat turun dengan cepat dengan membuat krisis mendatang nyata bagi setiap orang dalam organisasi atau mendorong ketidakpuasan dalam sistem dan prosedur sekarang.

·      Managerial behaviour (perilaku manajerial)

Manajer diharapkan bekerja sebagai pemimpin,fasilitator dan coach yang, melalui kemampuan meredam hambatan hierarki, fungsi dan organisasional, dapat membawa bersama dan motivasi tim dan kelompok untuk mengidentifikasi kebutuhan dan mencapai perubahan.

·      Power and politics (kekuatan dan politik)

Meskipun advokasi terhadap emergent change cenderung melihat kekuatan dan politik dari perspektif yang berbeda, mereka semua mengenal arti pentingya perubahan yang harus dikelola jika perubahan ingin menjadi efektif.

  

F.   Model Manajemen Perubahan

            Brunes (2000: yang 462) mengemukakan bahwa perubahan organisasional dapat dilihat sebagai produk dari tiga proses organisasi yang bersifat independen, antara lain :

a.    The Choice Process (proses pilihan)

Terdiri dari tiga elemen yaitu sebagai berikut :

a)   Organization context (konteks organisasional)

            Salah satu resep standar untuk keberhasilan organisasi adalah bahwa mereka harus tahu kekuatan dan kelemahannya sendiri, kebutuhan pelanggan mereka dan sifat lingkungan dimana mereka bekerja.       Metode yang paling sering digunakan adalah analisis SWOT dan PEST.SWOT adalah singkatan dari Strengh and Weakness, Opportunities, and Threats(kekuatan dan kelemahan peluang dan tantangan).PEST merupakan singkatan dari Political, Economy, Sosio-cultural, dan Technological (politik,ekonomi,sosio kultural,dan teknillogis).

b)   Focus of Chice (fokus pilihan)

            Pada satu waktu, organisasi yang sukses memfokuskan perhatianya hanya pada rentang yang sempit dari isu jangka pendek, menengah, dan panjang. Salah satunya akan berhubungan dengan kinerja organisasi, sedangkan lainnya lebih berkepentingan dengan memmbangun dan mengembankan kompetensi atau teknologi tertentu.  Dalam beberapa hal, isunya mungkin hanya menyangkut kepentingan, sedangkan kasus lainnya mungkin bersifat funda mental bagi ketahana organisasi.  Sudah pasti dalam banyak hal, organisasi akan berada dalam satu cara atau fokus lainnya dalam menyesuikan dirinya dengan atau bahkan yang mempengaruhi atau mengubah hambatan dimana mereka bekerja.

c)    Organizational trajectory (lintasan organisasional)

            Arah suatu organisasi dibentuk oleh tindakan masa lalu, tujuan dan strategi masa depan. Hal ini akan memberikan arah atau kerangka kerja dimana menujukan daya penerimaan, relevansi atau urgensi masalah, kepentingan dan maksud tindakan. Lintasan proses meliputi penentua dan saling mempengaruhi antara fisi, strategi dan pendekatan perubahan organisasi.

            Dalam banyak hal, konsep trajectory terdiri dari baik memori organisasi tentang kejadian padawaku yang lalu maupun maksudnya pada masa depan.bagi beberapa organisai, trajectoty akan jelas dan tidak berarti ganda.Dalam hal lainya membuat kejadia masa lalu masuk akal dan menetujuii usulan untuk tindakan yang akan datang akan menjadi sumber perselisian dan ketidak pastian.

b.   The Trajectory Process (proses lintasan)

Trajectory Process terdiri dari tiga element berikut:

           

a)   Vision (visi)

b)   Srategy (strategi)

c)    Change

                        Dapat disimpukan bahwa kita dapat melihat bahwa lintasan proses, disamping memainkan peran kunci dalam membentuk pilihan, tetapi juga merupakan suatu proses yang kompleks terdiri dari visi, strategi dan perubahan.

c.    The Change Process (proses perubahan)

Proses perubahan terdiri dari tiga elemen yang saling berhubungan yaitu sebagai berikut

a)   Objectives and Outcomes (tujuan dan manfaat)

            Sebagian besar usaha perubahan berakhir dengan kegagalan. Dalam banyak hal,proyek perubahan gagal karena tujuan awalnya atau hasinya yang diharapkan tidak dipikirkan dengan baik dan tidak konsisten. Selebihnnya karena memengaruhi distribusi kekuasaan dan sumber daya, yaitu melekatnya proses politis yang didorong oleh kepentingan yang tersekat – sekat daripada kebutuhan organisasi.

            Meskipun sullit penyelidikan situasi dimana kepentingan politik tidak muncul, Burnes (2000:470) mengusulkan pendekatan untuk mengukur kebutuhan untuk dan tipe perubahan yang berusaha membuat proses membangun objektif dan outcome lebih keras dan terbuka.Burnes mempunyai empat pendekatan sebagai berikut:

1.    The Trigger (pemicu)

Organisasi harus hanya menginfestigasi salah satu alasan berikut:

a)   Visi dan strategi perusahaan menyorotikebutuhsn untuk perusahaan atau memperbaiki kinerja.

b)   Kinerja atau operasisaat ini memnindikasi bahwa beberapa masalah muncul.

c)    Saran atau potensial timbul karena potensial karena manfaat yang ssangat penting bagi perasional.

2.    The Remit (pembatalan)

                  Hal yang satu ini harus di perhatikan dengan jelas alasan untuk pengukuran, tujuanya dan skala waktu, dan siapa yang harus di biarkan dan di konsultasikan.The remit menekankan kebutuhan untuk focus pada aspek manusia pada perkembangan teknis dilibatkan.

3.    The assessment team (tim pengukur)

                   Ini adalah badan yang akan mengukur kebutuhanakan perubahan. Dalam banyak hal, tim harus bersifat multidisiplin,yang terdiri dari perwakilan dan bidang yang berpengaruh (menejer dan staf), staf spesialisasi (keuangan,teknis, dan professional), dan dimana cocok, konsultan luar atau fasilitator perubahan.

4.    The assessment (pengukuran)

      Tugas utama assesmen team adalah me-revew dan jika perlu menklarivikasi atau mengamandemen pembatalanpengukuran harus dilakukan dengan empat langkah berikut:

a)   Klarifikasi terhadap problem yang akan di capaidengan menghimpun informasi,terutama dari mereka yang terlibat.

b)   Menginvestikgasi solusi alternative.

c)    Upan balik.

d)   Rekomendasi an keputusan.

b)   Planing the Change (Merencanakan Perubahan)

            Apabila kebutuhan perubahan timbul dalam strategi organisai atau dengan cara lain, sekali timbul harus terjadi dan dalam bentuk seperti apa, maka perlu merencanakan bagaimana akan di capai dan kemudian bagaimana menimplementasikan rencana. Seperti telah di bahas sebelumnya, terdapat banyak pendekatan untuk perubahan dan kecocok kanya tergantung dari apa yang dirubah.

            Oleh karena itu rentang perubahan situasi dan pendekatan, perlu di pikirkan ketika mempertimbankanenam kegiatan berikut yang saling berkaitan dalam melakukan perencanaan dan perubahan.

1.                  Estabilising a change management team (membetuk tim menejemen perubahan)

2.                  Management structure (struktur manajemen)

3.                  Aktiviting planning (perencanaan aktivitas)

4.                  Comitment planning (perencanaan komitmen)

5.                  Audit and posh-audits

6.                  Training

   

c)     People

            Perubahan dalam organisasi dapat mengambil beberapa bentuk,struktur dan teknis mengambil individu dan perubahan sikap dan perilaku. Akan tetapi, apapun bentuknya, terdapat tiga kegiatan yang berhubungan dengan manusia yang perlu dilakukan,yaitu sbb:

1.    Menciptakan keinginan untuk berubah

            Dimana perubahan bersifat teknis dan structural, pasti terdapat kegiatan diantara mereka yang berkepentingan dengan perubahan, yaitu keinginan untuk di ikut sertakan terhadap organisasi yang berkelanjutan. Akan tetapi, munkin kebanyakan organisasi tetap pada tahapan dimana mereka harus memaksa staf tentang perlunya melakukan perubahan.Ada empat langkah untuk melakukan perubahan yaitu,

a)   membuat orang peduli terhadap tekanan perubahan,

b)   memberikan umpan baliksecara regular terhadapproses kinerja individu dan bidang didalam kegiatan organisasi,

c)    mempublikasikan keberhasilan perubahan,

d)   memahami kekuatan dan kepentingan orang lain.

2.    Melibatkan orang

Tipe keterlibatan orang dalam proses perubahan mempunyai dua factor utama yaitu, a)komunikasi dan, b) membuat orang terlibat.

3.    Melanjutkan momentum

            Bahkan dalam organisasi yang bersifat baik,kadang – kadang terjadi pada antutiesme untuk perubahan menyusut, dan dapat meng hadapi tekanan normal sehari-hari memenuhi kebutuhan pelangan,progress menjadi lebih lambatdan dapat berkembang menjadi berhenti. Apabila momentum tersebut tidak timbul sendiri atau berlanjut tanpa dorongan, organisasi perlu mempertimbangkan bagaimana membangun dan memeliharanya. Perencanaan dan implementasi, dan terutama keterlibatan merupakan bagian dari masalah ini.

Sumber:

- http://www.scribd.com/doc/94160599/MANAJEMEN-PERUBAHAN

- http://www.scribd.com/doc/51430976/MANAJEMEN-PERUBAHAN