Pengertian
Struktur Organisasi
ü
Hubungan formal antara kelompok dan individu
dalam organisasi
ü
Suatu kerangka yang menggambarkan pola hubungan
diantara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan,
wewenang, dan tanggungjawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama.
ü
Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas
akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal,
serta pola interaksi yang akan diikuti (Robbins)
Faktor-Faktor
yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie
(2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi
antara lain:
Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk
pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan
strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan
berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.
Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya
adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja.
Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki
berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan
demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa
cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada
berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi.
Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka
memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain
struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait
dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil
biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang
mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit.
Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih
sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan
pekerjaan.
Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara
bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait
dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan
diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga
termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan
mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan
tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang
cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.
Fungsi
Struktur Organsisasi
Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi
kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau
pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada
siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat
terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan
gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk
mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan
hasil guna dapat terwujud.
Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota
organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan.
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau
atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus
dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan
seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan
koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi
yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian
tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan
pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam
melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
4. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka
pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah
organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur,
sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling
menguntungkan.
Proses
Pengorganisasian
Proses pengorganisasian menurut Ernest Dale dalam Buku Manajemen dari
James A.F. Stoner sebagai berikut :
1.
Memperinci
seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
Karena organisasi itu dibentuk berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus
merinci seluruh pekerjaan yang akan dilakukan agar dalam proses pencapaian
tujuan bisa sesuai dengan apa yang dikerjakan dalam organisasi.
2.
Membagi pekerjaan
ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan
oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. Biasanya dalam organisasi yang telah
merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan, organisasi tersebut akan membagi
pekerjaan tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu, dengan kata lain yaitu
pekerjaan dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di bagi ke dalam
bidang-bidang dalam organisasi. Bidang-bidang itu yang akan mengerjakan
tugas tersebut.
3.
Mengkombinasikan
pekerjaan anggota organisasi dalam cara yang logis dan efisien. Setelah dibagi
pekerjaan, maka perlu dibagi bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi untuk
melaksakan pembagian pekerjaan tersebut.
4.
Penetapan
mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan
yang harmonis. Setelah berhasil membagi pekerjaan sesuai bidang organisasi,
maka perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan pengurus organisasi agar
mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu bidang dalam organisasi
yang akan membutuhkan sumber daya yang sama atau data yang sama, itulah
perlunya koordinasi.
5.
Memonitor
efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk
mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Elemen-Elemen
Struktur Organisasi
Struktur organisasi
terbagi dalam enam elemen,
yaitu:
1. Spesialisasi
kerja adalah tingkat dimana
tugas dalam sebuah organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang berbeda; juga
dikenal sebagai divisi pekerja
2. Departementalisasi adalah dasar yang digunakan untuk mengelompokkan
sejumlah pekejaan menjadi satu kelompok atau group. Macam-macam departementalisasi:
a.
Departementalisasi fungsional yaitu mengelompokkan sejumlah
pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan
b.
Departementalisasi produk yaitu mengelompokkan
pekerjaan berdasarkan lini produk
c.
Departementalisasi geografis yaitu mengelompokkan
pekerjaan berdasar kewilayahan atau geografi
d.
Departementalisasi proses yaitu mengelompokkan
pekerjaan berdasar arus produk atau pelanggan
e.
Departementalisasi pelanggan yaitu mengelompokkan
pekerjaan berdasar pelanggan
f.
Tim
lintas fungsi yaitu sejumlah kelompok orang yang ahli dalam berbagai bidang dan
bekerja bersama
3. Rantai komando adalah garis wewenang yag tidak terputus yang membentang dari tingkatan
atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa melapor
kepada siapa. Adapun elemen-elemen yang terkandung dalam rantai komando,
diantaranya :
a.
Wewenang; hak-hak
yang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberitahu orang apa yang
harus dilakukan dan mengharapkan orang itu melakukannya
b. Tanggung jawab; kewajiban untuk melaksanakan tugas apa
saja yang dibebankan
c. Kesatuan komando; prinsip manajemen yang menyatakan
bahwa tiap-tiap orang harus melapor ke satu manajer saja
4. Rentang kendali adalah jumlah
karyawan yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
5.
Sentralisasi
dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah tingkat
dimana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi
Desentralisasi adalah tingkat
dimana karyawan tingkatan bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil
keputusan
6.
Formalisasi adalah tingkat dimana pekerjaan dalam
organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh
peraturan dan prosedur
Bentuk-Bentuk
Organisasi
1. Organisasi Lini
Bentuk organisasi yang paling sederhana
dan paling tua, umum digunakan oleh organisasi pemerintah, militer, dan
organisasi kecil. Cocok untuk tugas yang membutuhkan disiplin tinggi dimana
pekerjaan dibagi dan didelegasikan menurut jalur komando (militer) atau
organisasi dgn jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan
spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.
Keuntungan :
o Sederhana dan mudah dipahami para pegawai karena
identifikasi tugas dan pembagian wewenang dan tanggungjawab yang jelas.
o Red Tape rendah
o Pengambilan keputusan cepat, disiplin kerja tinggi,
koordinasi mudah
o Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal
Kerugian
:
· Ada tendensi pemimpin tertinggi bertindak otoriter dan
diktatorial.
· Pengembangan bakat/potensi pegawai kurang berkembang
atau kurang perhatian
2.
Line dan Staff
ü Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal ,
namun untuk
membantu kelancaran kerja/ tugas pimpinan, maka
langsung di bawah pimpinan tertinggi atau kepala unit ditempatkan seorang
pejabat atau lebih yg tidak mempunyai wewenang komando→Staff
ü Staff memberi bantuan nasehat, saran , rekomendasi kpd
pimpinan misal dlm masalah administrasi, keuangan, personil,dsb
ü Digunakan oleh organisasi organisasi besar dengan
daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit
Kebaikan
:
o
Pembagian tugas
jelas antara orang yg memegang tugas pokok dan yg memegang tugas
bantuan/pelayanan (staff)
o
Keputusan yang
matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
o
Dapat mewujudkan
“The right man in the right place”.
Kerugian
:
o
Solidaritas sukar
diwujudkan karena tidak saling kenal
o
Koordinasi kadang sukar diterapkan karena
terlalu luasnya organisasi
o
Terjadi
persaingan yang tidak sehat
3.
Organisasi Fungsional
ü Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada
para Kepala Unit sebagai Pejabat Struktural yang memimpin kelompok kerja yg
melaksanakan bidang pekerjaan/keahlian tertentu.
ü Kelompok kerja = jabatan fungsional
ü Pembagian unit-unit organisasi menurut keahlian
fungsional. Persoalan dilaporkan ke tiap divisi sesuai persoalannya.
ü Kepala unit mempunyai wewenang memerintah pejabat
fungsional sepanjang menyangkut bidang pekerjaan tertentu.
Kebaikan
:
·
Proses kerja
cepat, terarah, dan lebih terprogram
·
Pengembangan
karier atau kenaikan pangkat cepat sesuai prestasinya
Kerugian
:
·
Kurang menguasai
keahlian administratif
·
Budaya kerja
pejabat struktural berbeda dengan pejabat fungsional
·
Pangkat pejabat
fungsional dapat lebih tinggi dari kepala unitnya
4.
Organisasi Komite
ü Tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya
dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat → Komite atau Dewan
ü Dewan = Presiden, Wakil Presiden, dan Para Direktur
ü Tugas utama dewan atau komite adalah merumuskan
kebijakan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan tertentu
Kebaikan
:
o
Keputusan yg
diambil biasanya baik krn berdasarkan musyawarah anggota komite• Kecenderungan
otoriter kecil
o
Pengembangan
karier terjamin krn kepemimpinan secara bergilir
Keburukan
:
o
Proses
pengambilan keputusan lambat
o
Apabila terjadi kesalahan, pejabat cenderung
saling melempar tanggung jawab
Sumber: