KOORDINASI

Pengertian Koordinasi, Kooperasi, dan Sinergi

Koordinasi menurut Chung & Megginson (1981) dapat didefinisikan sebagai proses motivasi, memimpin, dan mengomunikasikan bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.  Sutisna (1989) mendefinisikan koordinasikan ialah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan.  Anonim (2003) mendefinisikan koordinasi adalah suatu sistem dan proses interaksi untuk mewujudkan keterpaduan, keserasian, dan kesederhanaan berbagai kegiatqan inter dan antarinstitusi-institusi di masyarakat melalui komunikasi dan dialog-dialog antarberbagai individu dengan menggunakan sistem informasi manajemen dan teknologi informasi.

          Berdasarkan pendapat para pakar dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan koordinasi ialah proses mengintegrasikan (memadukan), menyinkronisasikan, dan menyederhanakanpelaksanaan tugas yang terpisah-pisah secara terus-menerus untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.  Tanpa adanya koordinasi, individu-individu dan bagian-bagian tidak akan dapat melihat peran mereka dalam suatu organisasi. Vereka akan terbawa untuk mengikuti kepentingan-kepentingan sendiri (egosektoral) dan bahkan sampai mengorbankan sasaran-sasaran organisasi yang lebih luas.

          Kooperasi ialah kerja sama dua orang atau lebih.  Istilah kooperasi, gotong-royong, kerja tim (team work), dan jaringan kerja (networking) adalah istilah yang maknanya sama, yaitu adanya kerja sama antara dua orang atau lebih.  Apabila kerja sama mereka sudah terpadu (terintegrasi) barulah terjadi koordinasinya.  Koordinasi hampir sama dengan sinergi.  Sinergi ialah hasil bekerja bersama-sama lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri.

          Hakikat pekerjaan seorang manajer menurut Gibson, et al. (2009) adalah mengoordinasikan tugas individu, kelompok , dan organisasidengan empat fungsi manajemen, yaitu planning, organizing, leading, and controlling untuk mencapai tujuan individu, kelompok, dan organisasi secara efektif.   

Jenis Koordinasi

Koordinasi kegiatan manajemen pendidikan dapat dibagi atas tiga jenis, yaitu.

1.   Koordinasi Vertikal

Ialah koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah kepada atasannya dan atau kepada bawahan.  Misalnya, koordinasi kepala sekolah dengan Kepala Dinas Pendidikan dan atau bawahannya.

2.   Koordinasi Fungsional

ialah koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi.  Koordinasi fungsional dibedakan atas koordinasi fungsional horizontal, diagonal, dan teritorial.

a.   Koordinasi Fungsional Horizontal

Koordinasi ini dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lainnya yang setingkat. Misalnya, Kepala SMPN 1 dengan Kepala SMPN 2.

b.   Koordinasi Fungsional Diagonal

Koordinasi ini dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lain yang lebih rendah atau lebih tinggi tingkatannya. Misalnya, Kepala SMPN 1 dengan Kepala SDN 57 atau dengan stafnya.

c.    Koordinasi Fungsional Teritorial

Koordinasi ini dilakukan kepala sekolah dengan pejabat atau kepala sekolah lain yang berada dalam wilayah tertentu di mana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi kewenangan dan tanggung jawab kepala sekolah bersangkutan selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal. Misalnya, Kepala SMP Percobaan dengan Kepala SMP Target di Kabupaten X.

3.   Koordinasi Institusional

Koordinasi ini dilakukan kepala sekolah dengan beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan. Misalnya, untuk urusan kepegawaian, kepala sekolah melakukan koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Daerah dan Kepala Badan Diklat Daerah.

Tujuan dan Manfaat Koordinasi

Tujuan dan manfaat koordinasi sebagai berikut.

1.      Untuk mewujudkan KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.

2.     Untuk memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.

3.     Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang saling bergantungan, semakin besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan akan pengoordinasian.

4.     Agar manajer pendidikan mampu mengoordinasikan pembangunan sektor pendidikan dengan pengembangan sektor-sektor lainnya.

5.     Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien.

6.     Adanya pembagian kerja di mana semakin besar pembagian kerja, semakin diperlukan pengoordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang-tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.

7.     Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders.

8.     Untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan sumber daya pendidikan yang terbatas.

9.     Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontra produktif.

10.   Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu.

11.    Mencegah terjadinya persaingan tidak sehat.

Prinsip Koordinasi

Prinsip-prinsip koordinasi disingkat KOORDINASI

1.      Kesamaan: sama dalam visi, misi, dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan bersama (sense of purpose)

2.     Orientasikan:  titik pusatnya pada sekolah (sebagai koordinator) yang simpul-simpulnya stakeholders sekolah.

3.     Organisasikan:  atur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah, yaitu harus berada dalam satu payung (terorganisasi) sehingga sikap egosektoral dapat dihindari.

4.     Rumuskan:  nyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab, dan tugas masing-masing agar tidak tumpang-tindih.

5.     Diskusikan:  cari cara yang efektif, efisien, dan komunikatif dalam berkoordinasi.

6.     Informasikan:  semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi (coordination network system)

7.     Negosiasikan:  dalam perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan usahakan menang-menang, jangan sampai pihak sekolah sebagai koordinator justru dirugikan.

8.     Atur jadwal:  rencana koordinasi harus dipatuhi dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak.

9.     Solusikan:  satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dan dipecahkan semua stakeholders dengan sebaik-baiknya.

10.   Insafkan:  setiap stakeholders harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan siap menginformasikannya sesuai kebutuhan koordinasi.

Karakteristik Koordinasi yang Efektif

1.      Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak terkait.

2.     Koordinator sangat proaktif dan stakeholders kooperatif.

3.     Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya (egosektoral).

4.     Tidak terjadi tumpang-tindih tugas.

5.     Komitmen semua pihak tinggi.

6.     Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi.

7.     Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordinasi.

8.     Pelaksanaan tepat waktu.

9.     Semua masalah terpecahkan.

10.   Tersedianya laporan tertulis yang lengkapdan rinci oleh masing-masing stakeholders.

Sumber:

Ø  Usman, Husaini. 2011. Manajemen Teori , Praktik , dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.